Dokumenten-Workflow-Automatisierung mit KI: Extrahieren, Validieren, Entscheiden
Dokumenten-Workflows sind einer der praktischsten Orte für die KI-Automatisierung, aber auch einer der einfachsten Orte, an denen Risiken entstehen können.
Das Ziel besteht nicht darin, „die KI Dokumente lesen zu lassen“. Ziel ist es, Dokumente in verlässliche Prozessinputs umzuwandeln.
Extrahieren
Extrahieren Sie zunächst die wichtigen Informationen.
Dazu kann Folgendes gehören:
- Termine
- Namen
- Beträge
- Klauseln
- Identifikatoren
- Fristen
- fehlende Felder
- ungewöhnliche Sprache
Durch die Extraktion sollten strukturierte Daten erzeugt werden, nicht nur eine Zusammenfassung. Zusammenfassungen sind nützlich, aber Workflows benötigen Felder.
Bestätigen
Der nächste Schritt ist die Validierung.
Fragen Sie:
- Ist das extrahierte Feld vollständig?
- Stimmt es mit dem Quelldokument überein?
- Steht es im Konflikt mit einem anderen System?
- Ist das Vertrauen gering?
- Muss ein Mensch es überprüfen?
Durch die Validierung wird die Dokumentenautomatisierung sicherer.
Vergleichen
Viele Dokumenten-Workflows sind Vergleichs-Workflows:
- Rechnung vs. Bestellung
- Vertrag vs. Vorlage
- Anfrage vs. Richtlinie
- Bewerbung vs. Pflichtfelder
- Bericht im Vergleich zum vorherigen Bericht
KI kann den Vergleich vorbereiten, riskante Unterschiede sollten jedoch sichtbar und überprüfbar sein.
Entscheide
Der Agent sollte nicht immer entscheiden. Oft sollte ein Entscheidungspaket vorbereitet werden:
- extrahierte Felder
- erkannte Probleme
- Empfohlene nächste Aktion
- Vertrauensniveau
- Quellenangaben
- erforderliche Genehmigung
Das gibt den Menschen Einfluss, ohne die Verantwortung zu verbergen.
Halten Sie die Rückverfolgbarkeit sicher
Bei Dokumenten-Workflows ist die Rückverfolgbarkeit wichtig. Das System sollte anzeigen, woher eine Antwort kam.
Eine nützliche Rückverfolgbarkeit umfasst:
- Dokumentname
- Seite oder Abschnitt
- extrahiertes Zitat
- Zeitstempel
- Rezensent
- endgültige Entscheidung
Wenn die Ausgabe nicht zurückverfolgt werden kann, sollte sie keine wichtige Entscheidung beeinflussen.
Eine sichere erste Schleife
Eine gute erste Automatisierungsschleife ist:
Dokument hochladen → Felder extrahieren → Vollständigkeit überprüfen → Risiken hervorheben → Überprüfung vorbereiten → Person genehmigt
Das reicht aus, um Zeit zu sparen, ohne den Eindruck zu erwecken, dass die Dokumente einfach wären.