Automatyzacja obiegu dokumentów za pomocą sztucznej inteligencji: wyodrębnij, zweryfikuj, zdecyduj
Obieg dokumentów to jedno z najbardziej praktycznych miejsc automatyzacji AI, ale także jedno z najłatwiejszych miejsc do tworzenia ryzyka.
Celem nie jest „pozwolenie sztucznej inteligencji na czytanie dokumentów”. Celem jest przekształcenie dokumentów w wiarygodne dane wejściowe procesu.
Ekstrakt
Najpierw wyodrębnij istotne informacje.
Może to obejmować:
- daty
- imiona
- kwoty
- klauzule
- identyfikatory
- terminy
- brakujące pola
- niezwykły język
Ekstrakcja powinna generować uporządkowane dane, a nie tylko podsumowanie. Podsumowania są przydatne, ale przepływy pracy wymagają pól.
Sprawdź
Następnym krokiem jest weryfikacja.
Zapytaj:
- Czy wyodrębnione pole jest kompletne?
- Czy jest zgodny z dokumentem źródłowym?
- Czy koliduje z innym systemem?
- Czy pewność siebie jest niska?
- Czy człowiek musi to przeglądać?
Walidacja to miejsce, w którym automatyzacja dokumentów staje się bezpieczniejsza.
Porównaj
Wiele obiegów dokumentów to obiegi porównawcze:
- faktura vs zamówienie
- umowa a szablon
- prośba a polityka
- wniosek vs wymagane pola
- raport vs poprzedni raport
Sztuczna inteligencja może przygotować porównanie, ale ryzykowne różnice powinny być widoczne i możliwe do sprawdzenia.
Zdecyduj
Agent nie zawsze powinien decydować. Często powinien przygotować pakiet decyzyjny:
- wyodrębnione pola
- wykryte problemy
- zalecane następne działanie
- poziom pewności
- odniesienia źródłowe
- wymagana zgoda
Daje to ludziom przewagę bez ukrywania odpowiedzialności.
Zachowaj identyfikowalność
W przypadku obiegu dokumentów liczy się identyfikowalność. System powinien pokazać, skąd nadeszła odpowiedź.
Przydatna identyfikowalność obejmuje:
- nazwa dokumentu
- strona lub sekcja
- wyodrębniony cytat
- znacznik czasu
- recenzent
- ostateczna decyzja
Jeśli nie można prześledzić wyników, nie powinno to decydować o ważnej decyzji.
Bezpieczna pierwsza pętla
Dobra pierwsza pętla automatyzacji to:
Prześlij dokument → Wyodrębnij pola → Sprawdź kompletność → Podkreśl ryzyko → Przygotuj recenzję → Zatwierdza przez człowieka
To wystarczy, aby zaoszczędzić czas bez udawania, że dokumenty są proste.